Was ist ein Dokumentenscanner?

Kopierer und Multifunktionsgeräte, mit denen man drucken, scannen und kopieren kann, gibt es schon lange auf dem Markt. Relativ neu dagegen sind Dokumentenscanner. Braucht man so etwas wirklich und bringen sie im Büroalltag einen Vorteil? Dieser Frage sind wir nachgegangen.

Generell kann diese Frage schon positiv beantwortet werden. Bei einem Dokumentenscanner werden integrierte Dokumentenmanagementsysteme direkt angesprochen. Sie werden damit zu einem ein Teil der eigenen Bürosoftware. Bei herkömmlichen Multifunktionsgeräten gestaltet sich dieser Vorgang bedeutend schwieriger. Dokumentenscanner sind immer dann die erste Wahl, wenn mehrere Personen oder Arbeitsgruppen an den Systemen arbeiten.

Damit Dokumente auch nach dem Bearbeiten ihre ursprüngliche Form beibehalten, setzt der Einsatz eines Multifunktionsgerätes voraus, dass alle Mitarbeiter entsprechend geschult werden. Ein Dokumentenscanner dagegen lässt sich einfach bedienen. Dadurch, dass das Dokumentenprogramm direkt angesprochen wird, entstehen keine Übertragungsfehler und alle bearbeiteten Dokumente behalten ihr ursprüngliches Aussehen.
Hochwertige Geräte sind bereits mit einer eigenen Tastatur und einem Display ausgestattet. Das ist vor allem dann wichtig, wenn viele Dokumente bearbeitet werden müssen. Ein gutes Beispiel dafür sind Zulassungsstellen für Kfz.

Der Dokumentenscanner kann immer dort punkten, wo Dokumente und Vorlagen in unterschiedlichen Größen und Papierstärken erfasst werden müssen. Ein weiterer großer Vorteil der meisten Dokumentenscanner ist das Duplex-Verfahren. Er erkennt eigenständig, wann ein Dokument beidseitig bedruckt ist und kopiert beide Seiten, während bei einem Multifunktionsgerät in der Regel jede Seite manuell umgedreht werden muss. Damit wird eine weitere Fehlerquelle beim Übertragen ausgeschlossen.

Was sind Qualitätsmerkmale eines guten Dokumentenscanners

Ein guter Dokumentenscanner bringt auf jeden Fall sein elektronisches Dokumentenmanagement mit. Schon allein das ist im Gegensatz zu einem Multifunktionsgerät eine wesentliche Arbeitserleichterung. Eine wichtige Rolle für Unternehmen spielt natürlich auch die enorme Zeitersparnis, die ein Dokumentenscanner mit sich bringt.

Die meisten Dokumentenscanner arbeiten mit dem Texterkennungssystem von Nuance zusammen. Im Zusammenspiel mit einer schnellen Datenbank, wie zum Beispiel MySQL, lassen sich die Dokumente nicht nur scannen und ausdrucken, sondern auch gleichzeitig archivieren. Durch die Datenbank können bestimmte Dokumente über die Volltextsuche einfach und schnell wiedergefunden werden. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass das System mit einer schnellen Datenbank arbeitet.

Schnelle Datenbanken sind in der Lage, innerhalb weniger Sekunden mehrere Millionen Dokumente im Volltextmodus zu durchsuchen. Wer es lieber klassisch mag, hat immer noch die Möglichkeit, für seine Suche die Verschlagwortung von Indexfeldern zu aktivieren.

Gute Dokumentenscanner arbeiten in den meisten Fällen OCR-basiert. Aus diesem Grund ist es so wichtig, dass das gescannte Bildmaterial von bester Qualität ist. Selbst die beste OCR-Technik kann nur das wiedergeben, was die Dokumente hergeben. Die Volltextsuche der Dokumentenscanner erspart den Anwendern viel Kosten und Zeit. Ein Multifunktionsgerät kann diesen Anforderungen nicht gerecht werden, weil die Dokumente oft sehr stark verpixelt dargestellt werden. Damit hat OCR keine Chance ein gutes Ergebnis zu liefern. Immer häufiger werden deshalb in den Büros anstelle der Multifunktionsgeräte echte Dokumentenscanner eingesetzt.

Modernes Dokumentenmanagement sorgt nicht nur für gute Druckergebnisse, sondern viele weitere Funktionen werden direkt über den Treiber unterstützt. Eine zusätzliche Software wird bei einem guten Dokumentenscanner nicht benötigt.

Welche Arten von Dokumentenscannern gibt es?

Der Handel bietet inzwischen die unterschiedlichsten Dokumentenscanner an. Typische Dokumentenscanner gibt es als Flachbettscanner, Einzugsscanner oder Diascanner. Daneben gibt es aber auch noch Dokumentenscanner, die nur für bestimmte Aufgaben eingesetzt werden. Dazu gehören zum Beispiel Visitenkartenscanner, Handscanner oder der Barcodescanner. Bislang gibt es aber bei diesem kleinen Scannern immer noch Probleme mit der Qualität.

Anders sieht es bei einem Dokumentenscanner für das Büro aus. Diese Scanner, in den meisten Fällen Einzugsscanner, sind zuverlässig und arbeiten schnell. Einzugsscanner heißen sie deshalb, weil die Vorlagen in ein Fach gelegt und vom Scanner automatisch eingezogen werden. Beim Dokumentenscanner werden die Daten umgehend digitalisiert und an entsprechender Stelle im PC gespeichert. Manche Dokumentenscanner haben zusätzlich noch einen Flachbettscanner, mit dem auch Bücher, Zeitschriftenartikel oder sperrige Textvorlagen eingescannt werden können. Für alle, die häufig Dokumente einscannen müssen, die beidseitig bedruckt sind, bietet sich ein Dokumentenscanner an, der zwei Leseeinheiten hat. Damit können beide Seiten gleichzeitig abgetastet und eingescannt werden, was unter Umständen eine enorme Zeitersparnis sein kann.

Bei einem Dokumentenscanner liegt die durchschnittliche Auflösung zwischen 150 und 600 dpi. In den meisten Fällen ist das vollkommen ausreichend. Probleme mit der Auflösung könnte es geben, wenn hochauflösende Bilder gescannt werden sollen. In dem Fall empfiehlt sich ein Flachbettscanner. Bei diesen Geräten ist die Auflösung in den meisten Fällen bedeutend höher.

In Unternehmen, die über Netzwerke arbeiten, bei denen mehrere Mitarbeiter auf die Dokumente zugreifen sollen, empfiehlt sich ein Dokumentenserver. Bei dieser Technik wird der Dokumentenscanner nicht an einen einzelnen Drucker angeschlossen, sondern direkt an den Dokumentenserver. Über diesen Server werden alle eingelesenen Dokumente direkt archiviert und berechtigte Mitarbeiter haben von allen Computern aus Zugriff.

Neben den normalen Dokumentenscanner für DIN A4 Vorlagen gibt es auch spezielle Scanner für andere Formate. Der Großformatscanner bietet sich immer dann an, wenn häufig mit solchen Dokumenten gearbeitet wird. Allerdings benötigt dieser Scanner schon aufgrund seiner Dimensionen einen leistungsfähigen Rechner mit einem großen Arbeitsspeicher. Generell kann man sagen, dass die Größe der Datei mit der Größe der Vorlagen wächst.

Eine weitere Sonderform der Dokumentenscanner sind die Trommelscanner. Sie werden häufig in Werbeagenturen oder Buchverlagen verwendet, wenn Bilder als Druckvorlagen in möglichst hoher Qualität gescannt werden sollen. Dieser Scanner sieht aus wie ein dickes Rohr. Im Inneren befindet sich eine Trommel, in der die Vorlagen eingespannt werden müssen. Um die Vorlage zu scannen, dreht sich die Trommel mit hoher Geschwindigkeit. Die Lasereinheit tastet dabei Zeile für Zeile das Original ab. Diese Scanner sind sehr hochpreisig und spielen im Dokumentenbereich nur eine sehr untergeordnete Rolle.

Für welche Betriebssysteme gibt es Dokumentenscanner

Wer sich einen Dokumentenscanner zulegen will, sollte im Vorfeld überlegen, wann und wofür das Gerät eingesetzt werden soll. Dabei spielt das Betriebssystem des vorhandenen Rechners eine große Rolle. Die neuesten Betriebssysteme ab Windows 7 oder Windows XP werden von den meisten Dokumentenscannern gut erkannt. Lediglich bei älteren Systemen kann es gelegentlich zu Problemen beim Auslesen kommen.

Die meisten Hersteller bieten aber Lösungen dafür an. Etwas anders sieht es da bei Linux aus. Für dieses Betriebssystem lässt sich nur sehr schwer ein Dokumentenscanner finden, weil die Hersteller in den meisten Fällen keine geeignete Treibersoftware für Linux mitliefern. Abhilfe kann allerdings das Internet schaffen. Hier werden diverse Treiber für Linux angeboten. Nicht viel besser sieht es für die Anwender aus, die einen Mac benutzen. Für dieses Betriebssystem werden zwar schon einige Dokumentenscanner angeboten, aber die Auswahl ist trotzdem noch sehr beschränkt.

Die verschiedenen Preisklassen bei Dokumentenscanner

Wie bei allen technischen Geräten gibt es natürlich auch bei den Dokumentenscannern verschiedene Preisklassen. Die Preisklasse hängt im Wesentlichen davon ab, welche Leistungen der Dokumentenscanner bringen soll und welche Anforderungen an ihn gestellt werden. Wichtig ist bei einem Dokumentenscanner unter anderem die Farbtiefe, die Geschwindigkeit beim Scannen und natürlich auch, ob ein einseitiger oder zweiseitiger Druck möglich ist.

Günstige Einstiegsgeräte bietet der Handel schon für weit unter 200 EUR an. Dazu gehören unter anderem Flachbettscanner, die ideal für unterwegs sind. Sie beanspruchen wenig Platz und sind schnell aufgebaut. Einige der Einstiegsgeräte haben bereits die Duplexfunktion integriert. Für jemanden, der seinen Dokumentenscanner professionell einsetzen will, sind die Einstiegsgeräte allerdings nicht wirklich geeignet. Bei ihnen hapert es noch an der Geschwindigkeit und der Farbtiefe. Die entsprechende Farbtiefe wird aber benötigt, damit die Dokumente gut erkannt und verarbeitet werden können. Es empfiehlt sich, auf die nächste Preisklasse umzusteigen, denn diese Dokumentenscanner sind auch für höhere Ansprüche gut geeignet.

Von einem Mittelklassegerät darf man schon etwas mehr verlangen. Bei Preisen zwischen 200 und 500 EUR sollte das Endergebnis schon recht zufriedenstellend sein. Das betrifft die OCR-Qualität genauso wie die Geschwindigkeiten beim Einscannen, den automatischen Einzug oder die Softwareausstattung. Dementsprechend fallen die meisten Bewertungen auch recht positiv aus. Häufig wird kritisiert, dass die Scanfläche ziemlich klein ausfällt. Das ist auch kein Wunder, denn die meisten Dokumentenscanner in der Mittelklasse sind nur für ein Format von höchstens DIN A4 ausgelegt. Auffallend ist, dass die meisten Dokumentenscanner in der Mittelklasse sehr einfach zu bedienen sind. Duplexdruck gehört in dieser Preisklasse ganz selbstverständlich zur Ausstattung. Die Scangeschwindigkeiten mit durchschnittlich 12 Sekunden für ein Farbfoto und 18 Sekunden für eine Textseite sind ein guter Standard. Zu aktuellen Windows Programmen sind sie in der Regel kompatibel. Wer Mac oder Linux verwendet, könnte dagegen leicht an Grenzen stoßen. Für den normalen Büroalltag sind die Geräte gut geeignet.

Ein Dokumentenscanner der Premiumklasse kann durchaus mehrere 1000 EUR kosten. Dafür leistet er aber auch viel und sollte den höchsten Ansprüchen im Büro genügen. Die meisten Scanner in dieser Preisklasse können einen Stapel von bis zu 1000 Seiten bearbeiten. Eine Auflösung von 200 dpi bieten ebenfalls die meisten der Scanner. Scanner der Premiumklasse verfügen auf jeden Fall über einen Duplexscan. Sie haben zwei Sensorleisten und können damit gleichzeitig die Vorder- und Rückseite scannen.

Wenn die Originalseite nicht richtig eingelegt ist, greifen sie korrigierend ein und richten nicht nur das Blatt aus, sondern korrigieren auch die Hintergrundfarbe und gleichen unscharfe Bildkanten aus. Löcher werden ausgefüllt und leere Seiten komplett ignoriert. Diese Dokumentenscanner sind in der Lage, Helligkeit, Kontrast und Farbe anzupassen und automatisch zu korrigieren. Generell gilt auch hier, dass die Dokumentenscanner umso mehr kosten, je mehr sie können. Auf der anderen Seite sollte aber bei hohen Anforderungen an das Gerät auch nicht an den Anschaffungskosten gespart werden.

Dokumentenscanner oder Multifunktionsgerät?

Diese Frage ist schnell beantwortet. Wer viele Dokumente zu kopieren und zu archivieren hat, sollte auf jeden Fall einen Dokumentenscanner verwenden. Im Gegensatz zu einem Multifunktionsgerät haben Dokumentenscanner viele Vorteile. So lassen sich Dokumente gleichzeitig von beiden Seiten scannen und archivieren. Das spart einen Arbeitsschritt und erleichtert die Arbeit mit den Dokumenten. Eingescannt werden kann so gut wie alles. Es kommt immer darauf an, den passenden Dokumentenscanner für die erforderlichen Arbeiten zu verwenden. Eingescannte Dokumente können mit einem guten Gerät nicht nur archiviert werden, sondern mit der entsprechenden Software auch weiter bearbeitet werden.

Ein gutes Beispiel dafür ist die Buchhaltung. Die meisten Rechnungen bestehen aus mehreren Seiten. Für einen guten Dokumentenscanner ist das kein Problem, denn der Scanvorgang läuft sehr schnell. Spezielle Software, der sogenannte Twain Treiber, ermöglicht die Kommunikation zwischen Scanner und Computer. Damit lässt sich jede Rechnung im Computer hinterlegen und entsprechend bearbeiten. Das lästige Archivieren zu einem späteren Zeitraum entfällt. Moderne Geräte bieten auch die Möglichkeit, eingescannte Dokumente direkt auf dem USB-Stick zu speichern und bei Bedarf auf dem Computer aufzurufen.

Wie bei allen technischen Geräten, gibt es natürlich auch bei den Dokumentenscannern Vor- und Nachteile:

Vorteile:

• Schnelles Arbeiten
• Einheitliches Aussehen der Dokumente
• Seiten werden automatisch ausgerichtet
• Beschneiden auf das entsprechende Format
• Leerseiten werden erkannt
• Erkennt selbstständig Doppeleinzüge
• Mögliche Volltextsuche
• Durch Scan im TIF-Format keine zusätzliche Umwandlung für Langzeitarchivierung notwendig
• Direktes Arbeiten in der Scanmaske möglich

Nachteile:

• Immer auf die gleiche Papiersorte achten
• Teurer in der Anschaffung

Schnell wird allerdings deutlich, dass die Vorteile eindeutig überwiegen.

Der typische Arbeitsablauf mit dem Dokumentenscanner

Dokumentenscanner arbeiten in der Regel mit CCD- Bildsensoren. Diese Sensoren sorgen für eine hohe Bildqualität. Was sich jetzt so einfach anhört, ist in der Praxis eine sehr aufwendige Technik. Damit alles reibungslos funktioniert, müssen diverse Spiegel, Linsen und eine Kaltlichtlampe miteinander arbeiten. Die Kaltlichtlampe braucht, ähnlich wie bei einem Kopierer, eine gewisse Aufwärmphase, bevor sie arbeiten kann. Diese Technik ist der Grund dafür, dass die Geräte relativ groß sind. Spezielle Hand- oder Dokumentenscanner arbeiten inzwischen auch mit CIS-Bildsensoren. Dadurch sind zwar die Geräte kleiner, aber es muss ein direkter Kontakt zum Original hergestellt werden. Geräte, die mit CIS-Bildsensoren arbeiten, benötigen deshalb unbedingt eine Auflagescheibe. Generell sind diese Geräte robuster als die großen Geräte, haben aber eine geringere Tiefenschärfe. Dadurch können zum Teil gravierende Unschärfen beim Scanvorgang entstehen.

Hochwertige Dokumentenscanner haben inzwischen anstelle der Kaltlichtlampe LEDs verbaut. Der Energieverbrauch bei diesen Teilen ist so gering, dass sie häufig sogar ohne eigenes Netzteil auskommen, wenn sie mit dem Computer verbunden sind. LEDs haben außerdem eine bedeutend längere Haltbarkeit als Kaltlichtlampen. Das schont nicht nur Ressourcen, sondern auch finanzielle Mittel.

Die meisten Dokumentenscanner werden über einen USB-Port mit dem Computer verbunden. Generell würde ein USB-1.1-Port ausreichend sein, aber die bessere Leistung wird mit dem USB-2.0-Standard erreicht.

Fazit

Im Vergleich zu einem Multifunktionsgerät kann der Dokumentenscanner bedeutend mehr.
Wer häufig Dokumente bearbeitet, sollte deshalb über die Anschaffung eines Dokumentenscanners nachdenken. Die meisten Dokumentenscanner verfügen inzwischen über eine gute Texterkennungssoftware. Mit dieser Software kann jedes Dokument in einen Text verwandelt werden, um verändert oder bearbeitet zu werden.

Ein Multifunktionsgerät kann zwar keinen Dokumentenscanner ersetzen, aber umgekehrt ist das durchaus der Fall. Die Kosten für einen Dokumentenscanner haben sich schnell amortisiert, weil er ein hohes Maß an Zeitersparnis und Arbeitserleichterung bedeutet. Um diese beiden Faktoren voll auszunutzen, ist es wichtig, sich vor dem Kauf eines Dokumentenscanners Gedanken darüber zu machen, was er leisten soll und kann. Ein Dokumentenscanner sollte nur in einem Fachgeschäft mit guter Beratung und hohem Service gekauft werden.