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Dokumentenscanner Vergleich + Test-Übersicht

Ein Dokumentenscanner ist ein Gerät, das vergleichbar mit einem Drucker ist. Er ermöglicht es, Dokumente aus Papier zu scannen und somit als digitale Datei auf dem Computer zur Verfügung zu stellen. In einer digitalen Welt, in der immer mehr digitalisierte Dokumente im Umlauf sind und in der immer mehr über das Internet erledigt wird, ist ein Dokumentenscanner ein praktischen und extrem nützliches Gerät. Vor allem in Büros und Unternehmen sollte der Scanner nicht fehlen. Im Internet finden Sie eine große Auswahl an Dokumentenscanner von verschiedenen Marken und in verschiedenen Preiskategorien, die von relativ günstig bis sehr teuer reichen. Auch bei den Funktionen und Möglichkeiten gibt es große Unterschiede. Aus diesem Grund ist ein ausführlicher Vergleich im Internet vor dem Kauf dringen zu empfehlen.

Dokumentenscanner im Test

Viele Fachorganisationen, wie Stiftung Warentest haben die verfügbaren Scanner ausführlich getestet und dabei auf Dinge wie Leistung und Funktionalität geachtet. Testsieger war hier der Kodak i2420, ein professioneller Dokumentenscanner für den Einsatz in Unternehmen und großen Büros. Der Sieger im Bereich Preis-/Leistung hingegen ist der Fujitsu ScanSnap iX500, ein Scanner der Mittelklasse, der für seinen Preis eine Reihe an interessanten wie nützlichen Funktionen bietet.

Dokumentenscanner für Einsteiger

Dokumentenscanner für Einsteiger sind einfache Geräte, die in der Regel über eine einfache manuelle Scanfunktion verfügen und es Ihnen ermöglichen, bei Bedarf Ihre Dokumente zu digitalisieren. Sie eignen sich vor allem für den Einsatz zu hause. Sowohl Epson als auch Canon bieten entsprechende Geräte schon relativ günstig an. Der Preis liegt bei ca. 100 bis 200 Euro. Im Vergleich zu besseren Geräten gibt es in der Regel keine besonderen Funktionen und Extras und auch die Auflösung ist in der Regel etwas geringer. Auch Geräte der Einsteigerklasse lassen sich jedoch in manchen Fällen mit dem Netzwerk verbinden – eine nützliche Funktion, wenn Sie mehrere Computer nutzen oder wenn Sie über Smartphones und Tablets verfügen.

Eine Marken, wie etwa HP bieten darüber hinaus Multifunktionsgeräte an, die außerdem Kopieren und Drucken können. Preislich sind diese Vergleichbar mit den Scannern, es gibt hier jedoch mitunter auch sehr günstige Geräte, die teilweise schon für unter 100 Euro zu erhalten sind. Der Nachteil ist, dass Druckerpatronen verwendet werden. Diese sind teuer und haben nur eine begrenzte Kapazität. Das sollte jedoch bei einem gelegentlichen Einsatz zu hause kein Problem sein.

Scanner der Mittelklasse

Scanner der Mittelklasse bilden einen Kompromiss zwischen Preis und Leistung. Sie sind besser und verfügen meist über eine höhere Auflösung und Scangeschwindigkeit als einfache Scanner und sind mit einigen Extras ausgestattet. Sie kommen jedoch in der Leistung nicht an die professionellen – und teuren Geräte der Oberklasse heran, sind jedoch entsprechend günstiger. Preislich liegen diese Geräte bei ca. 200 bis 300 Euro.

Diese Scanner werden zum Beispiel von Lexmark order Canon angeboten und eigenen sich sowohl für den Einsatz zu hause, als auch in kleineren Büros und Unternehmen. Die Geräte lassen sich in der Regel mit dem Netzwerk verbinden und sind ausreichend, um eine geringe bis mittlere Anzahl an Dokumenten zu scannen. Sofern Sie nicht täglich eine große Zahl an Dokumenten digitalisieren müssen, sind diese Geräte als völlig ausreichend.

Manche Scanner der Mittelklasse sind darüber hinaus für das doppelseitige Scannen geeignet und ermöglichen es auch Hartpapier, wie Visistenkarten oder Broschüren zu digitalisieren. Sie verfügen darüber hinaus nicht selten auch über einen automatischen Papiereinzug, um das Scannen von mehreren Dokumenten einfacher und bequemer zu gestalten.

Dokumentenscanner der Oberklasse

Die Dokumentenscanner der Oberklasse richten sich vor allem an große Büros und Unternehmen, in denen große Mengen an Dokumenten in hoher Geschwindigkeit digitalisiert werden müssen. Sie verfügen nicht nur über eine hohe Auflösung und eine hohe Scangeschwindigkeit, sondern außerdem über viele Extras, wie programmierbare Tasten oder Netzwerkfunktionalität. Sie können auch doppelseitige Dokumente und schweres Papier scannen.

Professionelle Dokumentenscanner lassen sich problemlos in großen Netzwerken verwenden und verfügen über die Möglichkeit, online über eine Webseite konfiguriert zu werden. Sie unterschützen verschiedene Scanformate und Qualitäten und sind auch dem dauerhaften Einsatz problemlos gewachsen. Für den Einsatz im privaten Bereich, etwa zu hause, lohnen sich diese Geräte in der Regel aufgrund der hohen Kosten und vieler unnötiger Funktionen in der Regel eher nicht.

In der Anschaffung sind diese professionellen Dokumentenscanner sehr teuer. Sowohl Kodak als auch Fujitsu und Canon bieten entsprechende Geräte an. Die Kosten liegen bei ca. 500 bis 600 Euro. Auch diese Scanner sind als Multifunktionsgeräte verfügbar und können in diesem Fall außerdem auch drucken und kopieren. Anders als die günstigeren Geräte nutzt die Oberklasse statt Tintenpatronen spezielle Toner, die über eine hohe Qualität verfügen und zudem große Mengen drucken können, bevor ein Wechsel notwendig ist.

Diese Dinge sollten Sie über den Dokumentenscanner wissen

Entscheiden Sie sich dazu, einen neuen Dokumentenscanner zu kaufen und vergleichen Sie das vorhandene Angebot, dann werden Sie mit einer großen Anzahl an Daten, Fakten und Begriffen konfrontiert. Diese sind für eine Kaufentscheidung teilweise von großer Wichtigkeit. Viele Kunden wissen jedoch mit dem Fachterminus, der hier von den Herstellern verwendet wird, nichts anzufangen. Aus diesem Grund werden Sie im Folgenden über die wichtigsten Begriffe und deren Bedeutung aufgeklärt.

Die Scangeschwindigkeit

Die Scanngeschwindigkeit ist die Geschwindigkeit, mit der der Dokumentenscanner ein Dokument scannen kann. Je höher die Geschwindigkeit ist, um so schneller können Sie mehrere Seiten in kurzer Zeit ablichten. Die Scanngeschwindigkeit wird in der Regel in Seiten pro Minute angegeben. Die Geschwindigkeit kann ausschlaggebend für den Kauf sein. Suchen Sie einen Dokumentenscanner für das Unternehmen, mit einem hohen Aufkommen an Scanaufträgen, dann ist eine hohe Geschwindigkeit besser. Scannen Sie hingegen nur gelegentlich zu hause, dann kann dieser Wert vernachlässigt werden.

Beidseitiges Scannen

Beidseitiges Scannen gibt Aufschluss darüber, ob es mit dem Dokumentenscanner möglich ist, doppelseitige Dokumente zu scannen. Dabei handelt es sich um Dokumente, die von beiden Seiten beschriftet sind. Verfügt der Scanner über diese Funktion, werden beide Seiten in der Regel in einem Anlauf gescannt. Ist doppelseitiges Scannen nicht unterstützt, dann müssen Sie jede Seite einzeln scannen. Das heißt: Sie scannen die erste Seite, drehen anschließend die Seite um und müssen die zweite Seite manuell erneut scannen.

Für die Kaufentscheidung ist die Funktion in der Regel nur dann wichtig, wenn Sie häufig mit doppelseitigen Dokumenten arbeiten. In den meisten Fällen dürfte diese Funktion jedoch eher nicht notwendig sein.

Die Auflösung

Bei der Auflösung handelt es sich um eine extrem wichtige Eigenschaft des Scanners. Sie wird in Pixeln angegeben. Die Auflösung gibt Aufschluss darüber, mit welcher Qualität gescannt wird. Je höher die Auflösung ist, um so besser wird das gescannte Dokument. In der Regel möchten Sie hier einen Dokumentenscanner auswählen, der über eine gute Auflösung verfügt. Ansonsten kann es vor allem bei komplexen Dokumenten oder bei solchen Dokumenten von schlechter Qualität dazu kommen, dass Sie die gescannte Kopie nicht oder nicht mehr lesen können.

Vor allem wenn Sie wichtige Dokumente mit dem Scanner digitalisieren möchten oder wenn Sie das Gerät gewerblich nutzen, ist eine hohe Auflösung extrem wichtig. Für den gelegentlichen Einsatz zu hause, können Sie auch auf ein Gerät zurückgreifen, dessen Auflösung nicht im oberen Spitzenbereich liegt. Auf diese Weise können Sie in der Regel beim Preis etwas einsparen, da die Auflösung Einfluss auf die Kosten des Gerätes hat.

Die Scanformate

Die möglichen Scanformate geben Aufschluss darüber, in welchen Formaten oder Größen die Dokumente gescannt werden können. Das Scanformat ist außerdem dafür verantwortlich, in welchem Format die digitalen Dokumente gespeichert werden. TIFF, JPEG oder BMP sind zum Beispiel einige der Möglichkeiten der Dateiformate. Bei den Scanformaten ist zum Beispiel DIN A4, DIN A5 oder DIN A3 eine Option. Bei dem Kauf müssen Sie hier schauen, welche Dokumente Sie planen mit dem Scanner zu digitalisieren.

Das Papiergewicht

Diese Eigenschaft gibt Aufschluss darüber, wie viel Papiergewicht der Dokumentenscanner handeln kann bzw. wie schwer das Papier sein darf, das verwendet wird. Das ist besonders dann interessant, wenn Sie Dokumente scannen, die zum Beispiel auf Hartpapier gedruckt sind, wie dies etwa bei Visitenkarten oder Magazinen und Broschüren häufig der Fall ist. Auch diese Funktion ist in der Regel eher zu vernachlässigen, es sei denn, Sie sind auf das Scannen von schwerem Papier angewiesen.

Der Blatteinzug

Der Blatteinzug informiert darüber, wie das Papier eingezogen wird. Möglichkeiten sind hier in der Regel manuell oder automatisch. Diese Funktion ist in der Regel nur dann wichtig, wenn Sie das Gerät häufig einsetzen und viel scannen müssen. Für den sporadischen Einsatz, etwa zu hause, um eine Seite zu scannen, ist der Blatteinzug nicht wichtig.

TWAIN

TWAIN ist eine spezielle Software API, die die Kommunikation zwischen dem Dokumentenscanner und anderen Geräten und Computern im Netzwerk bzw. die Konfiguration und Steuerung des Scanners ermöglicht. TWAIN ist vor allem bei professionellen Scannern zu finden, da diese Funktion für den Einsatz in großen Unternehmensnetzwerken benötigt wird. Für den Einsatz zu hause oder für den privaten Gebrauch wird TWAIN hingegen nicht benötigt. Scanner die über TWAIN verfügen, geben dies an. Fehlt diese Funktion, wird sie nicht aufgelistet, da TWAIN entweder vorhanden ist, oder auch nicht.

Ultraschall-Multi-Einzugs-Erkennung

Die Funktion ermöglich es Ihnen über Ultraschall verschiedene Seiten automatisch einzuziehen. Sie ist in der Regel bei den Dokumentenscannern der Oberklasse zu finden. Angeben wird, ob die Funktion vorhanden ist oder nicht. Interessant ist diese Option für gewöhnlich nur für Unternehmen oder für Privatpersonen, die häufig eine große Zahl an doppelseitigen Dokumenten digitalisieren müssen.

Automatischer Vorlageneinzug für mehrseitiges Scannen

Diese Funktion gibt an, ob Vorlagen für das Scannen von mehrseitigen Dokumenten automatisch eingezogen werden oder nicht. Die Funktion ist entweder vorhanden oder nicht. Sie ist nur dann möglich, wenn der Scanner auch die Digitalisierung von mehrseitigen Dokumenten unterstützt. Wird diese Funktion nicht unterstützt, dann müssen Sie die Vorlagen bzw. die mehrseitigen Dokumenten manuell einlegen und wenden.

Programmierbare Tasten

Ein schönes Extra sind programmierbare Tasten für den Dokumentenscanner. Diese sind zwar für den Einsatz nicht erforderlich, sind aber vor allem dann, wenn das Gerät häufig verwendet wird eine nette Hilfe. Sie ermöglichen es Ihnen, bestimmte Funktionen oder Optionen auf einer der programmierbaren Tasten zu speichern. So können Sie mit nur einem Knopfdruck auf diese Optionen und Funktionen zugreifen. Sie ersparen sich so die Zeit, häufig verwendete Einstellungen immer wieder manuell vorzunehmen.

Programmierbare Tasten sind vor allem für den Einsatz im Unternehmen oder im Büro interessant. Für den Einsatz eines Dokumentenscanners zu hause können Sie – sofern Sie nicht sehr häufig scannen – auf dieses Extra getrost verzichten.

Kompatible Betriebssysteme

Die meisten Computer Nutzer haben einen PC mit Microsoft Windows. Da alle Scanner mit dem Betriebssystem arbeiten, ist das kompatible Betriebssystem hier für den Kauf eher weniger relevant. Anders sieht das jedoch aus, wenn Sie Linux oder Mac User sind. In diesem Fall sollten Sie beim Kauf durchaus darauf achten, ob der Dokumentenscanner mit Ihrem Betriebssystem kompatibel ist oder nicht. Auch wenn Microsoft Windows noch immer der Standard ist, gibt es inzwischen durchaus ein großes Angebot an Scannern, das auch mit Linux und Mac OS Betriebssystem kompatibel ist.

WLAN und Netzwerkfunktionalität

Der klassische Dokumentenscanner wird mit einem Kabel an einem Computer angeschlossen und kann dann von diesem verwendet werden. In einer digitalen Welt, in der wir jedoch meist mehrere Computer, Smartphones und Tablets einsetzen, kann dies zu einer echten Einschränkung werden. Dieser Umstand ist natürlich auch den Herstellern der Scanner bekannt. Aus diesem Grund gibt es heute eine Vielzahl an Dokumentenscannern, die über Netzwerk- oder sogar WLAN-Funktionalität verfügen. Das heißt, Sie können diese Scanner über ein LAN Kabel oder über Funk in das bestehende Firmen- oder Heimnetzwerk einbinden.

Netzwerkfunktionalität – auf welche Weise auch immer – ist ein nützliches Feature. Es gibt Ihnen deutlich mehr Flexibilität bei der Installation der Geräte und ermöglich es Ihnen, auch vom Tablet oder Smartphone auf den Scanner zuzugreifen. Es lohnt sich daher durchaus, bei dem Kauf darauf zu achten. Soll der Dokumentenscanner im Unternehmen eingesetzt werden, dann ist Netzwerkfunktionalität in der Regel ein Muss, um das kein Weg vorbei führt.

Der Lieferumfang

Der Lieferumfang gibt an, was im Lieferumfang des Dokumentenscanners enthalten ist. In der Regel ist neben dem Gerät selbst auch ein Kabel zum Anschluss, eine CD mit der notwendigen Software sowie ein Bedienungshandbuch enthalten. Je nach Modell und Hersteller sowie bei speziellen Sonderaktionen können aber auch weitere Dinge im Lieferumfang enthalten sein. Vor allem bei hochwertigen Dokumentenscannern der Oberklasse gibt es hier in der Regel noch einige Extras. Im großen und ganzen sind die Unterschiede jedoch eher gering.

Fazit / Zusammenfassung

Es ist ersichtlich, dass es eine große Auswahl an Dokumentenscannern auf dem Markt gibt. Auch beim Preis gibt es viele Unterschiede. Für den Einsatz zu hause ist in der Regel ein einfacher Scanner, wie Sie ihn zum Beispiel von Canon oder Lexmark finden, völlig ausreichend. Geräte der Mittelklasse eignen sich sowohl für den Einsatz zu hause als auch für kleine Unternehmen. Sie sind etwas teurer und werden ebenfalls von Canon und Lexmark angeboten. Geräte der Oberklasse hingegen sind vor allem für den Einsatz in großen Unternehmen und Büros mit hohem Digitalisierungsaufkommen gedacht. Sie verfügen über viele Extras und Funktionen und sind teuer in der Anschaffung. Gute Geräte finden Sie hier zum Beispiel von Kodak oder Fujitsu.

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