Grundsätzlich werden alle Dokumentenscanner mit passender Software ausgeliefert. Über diese wird das Gerät konfiguriert, der Scan gestartet und das gescannte Dokument weiter verarbeitet. Sehr gute Dokumenten-Managementsysteme leisten jedoch weitaus mehr. Hier die wichtigsten Funktionen:
Das A und O bei der Bedienung ist die Benutzerfreundlichkeit. Jeder Hersteller versucht das beste aus seinem Programm herauszuholen. Die Software für Dokumentenscanner lässt sich nicht quantitativ bewerten, allerdings gibt es einige Unterscheidungsmerkmale.
Bei zu vielen Reitern (ca. Ab acht aufwärts) verliert man schnell den Überblick. Eine hohe Anzahl ist ein Indiz für eine schlechte Ordnung. Die generelle Aufmachung und die Farben sollten gut gewählt sein. Ein unübersichtliches Layout und eine miserable Farbgebung sind ein echter Produktivitätskiller.
Tipp: Vor dem Kauf auf Screenshots der Dokumentenscanner Software zurückgreifen erleichtert die Entscheidung. Viele Programme bieten auch kostenlose Testversionen, in denen man sich in Ruhe einen ersten Eindruck verschaffen kann.
Bei der Auswahl der Software sollte auf die angebotenen Inhalte geachtet werden. Die Entscheidung sollte von individuell benötigten Funktionen und den zukünftigen Tätigkeiten abhängen.
Ein Muss ist allerdings die OCR-Texterkennung, welche es erlaubt die eingescannten Texte in editierbare Texte umzuwandeln. Ebenfalls empfehlenswert ist eine individualisierte Tastenbelegung. Wer wenig Zeit hat, dem ist oft schon damit geholfen, dass sich innerhalb des Programms die Tasten auf die der eigenen Hardware überspielen lassen.
Ebenfalls wichtig sind die Korrekturprogramme des Dokumentenscanner Programms. Folgende Funktionen sollten unbedingt enthalten sein:
Die wichtigste Funktion in Sachen Konvertierung ist die, die gescannten Dokumente direkt in PDF-Dateien umwandeln zu können. Der Transport der Dokumente wird vereinfacht und das spart ebenfalls Zeit. Die Konvertierung in E-Mails ist zeitgemäß und ermöglicht einen reibungslosen, mobilen Austausch. Enthaltene Cloud-Services sind vorteilhaft. Zumindest die größten Anbieter Evernote und Dropbox sollten dazu gehören.
Bezüglich der Zielgruppe gibt es bedeutende Unterschiede, nach denen sich zahlreiche Dokumenten-Managementsysteme auf dem Markt richten. Jedem Anspruch kann die passende Software gerecht werden.
Für Ein-Personen-Betriebe oder sehr kleine Betriebe reicht oft die lokale Installation der Dokumentenscanner Software auf dem eigenen Computer. Sowohl Datenbanken, als auch Frontend laufen auf dem selben Rechner.
Große Unternehmen greifen besser auf die servergestützten Systeme zurück. Hier können die Anwender direkt von ihrem Arbeitsplatz auf das System zugreifen. Eine umfangreiche Benutzerverwaltung mit diversen Zugriffsrechten ist im Leistungsumfang mit inbegriffen. Ein Administrator ist in der Lage die eingesetzte Software aus der Ferne zu konfigurieren und zu warten.
In der heutigen Zeit gibt es natürlich auch etliche, passende Online-Dienste. Insbesondere auf die Cloud- Funktion wird gern zurückgegriffen. Diese macht eine Installation quasi überflüssig und ermöglicht einen weltweiten Zugriff auf alle digitalen Akten.
Hier noch einmal die wichtigsten Eigenschaften einer guten Dokumentenscanner Software auf einen Blick. Beim Kauf sind vorrangig auf
und
zu achten. Die wichtigsten Features des Dokumentenscanner Programms sind
und
.
Nicht der passende Bandschleifer dabei?
Dank der unglaublichen Masse an Dokumentenscanner Software gibt es für jede persönliche Vorliebe das passende Programm. Wenn man sich über den Nutzen des Scanners im Klaren ist und die oben aufgeführten Punkte beachtet, ist die optimale Lösung schnell gefunden. Es empfiehlt sich auf Details zu achten und den Preis im Vorfeld zu vergleichen.